Apostille und Legalisation – Was kostet das, wo bekommt man sie und wie lange dauert es?

Der Weg zur Apostille: Das Innenministerium in Potsdam (Quelle: maerkischeallgemeine.de)

Immer wieder kam während der Hochzeitsvorbereitungen meines Freundes das Problem der Legalisation auf. Bei dem internationalen Dokumentenverkehr gibt es zwar mittlerweile institutionalisierte Wege, aber wie genau was funktioniert war nicht immer ganz klar. Und welche Dokumente beglaubigt werden müssen und welche nicht, war auch nicht immer klar benannt.

Apostille – der Weg zu ihr

Eine Apostille muss man meistens zweimal besorgen. So musste die Verlobte meines Freundes zuerst in der Ukraine alle notwendigen Dokumente durch das Heimatministerium in Kiew beglaubigen lassen. Leider gibt es jedoch in der Ukraine eine strikte Trennung der verschiedenen Institutionen, so dass dort nicht alle mit einer Beglaubigung versehen werden konnten. Daher musste sie dann noch zu anderen Ministerien. Dass dies so sein würde erfuhr sie aber erst im Heimatministerium, wo sie von den Behörden, die ihre Meldebescheinigung ausstellten, hingeschickt wurde. Es einziges Hin und Her, die nicht wenig Nerven und Geduld erfordert!
Die andere Apostille brauchten die beiden dann, nachdem die Eheschließung vollzogen war. Es ging dann darum, die in Deutschland ausgestellten Papiere legalisieren zu lassen, um ihren Familienstand auch nach ukrainischem Recht ändern zu lassen, was dann über die Botschaft gemacht werden konnte. Um für die Heiratsurkunde eine Apostille zu bekommen, wandten sie sich zunächst an den örtlichen Bürgerservice, um dort allgemeine Informationen zu erhalten. Leider wusste man dort jedoch nicht einmal, was eine Apostille ist. Schließlich wurden sie telefonisch an eine höhere Instanz innerhalb der Stadtverwaltung verwiesen, die ihnen mitteilte, dass sie diese im Standesamt bekommen könnten. Also sind sie schließlich dorthin gegangen, um aber nur zu hören, dass sie sich an das Innenministerium des Landes wenden müssten. Aber immerhin gab es nun einen Informationszettel, auf dem alles wichtige vermerkt war: Adresse, Sprechzeiten, Kosten und auch, dass eine Ausstellung ohne Probleme postalisch möglich sei.
Um die richtige Apostille zu bekommen, denn je nach Bestimmungsland gibt es unterschiedliche Varianten, sind sie dann selbst zum Ministerium gefahren. Es dauerte denn auch nur wenigen Minuten, bis sie wieder raus waren. Pro Dokument wurde eine Gebühr von 12€ fällig, die vor Ort in bar bezahlt wurde. Leider fehlte ihnen derzeit noch ein Dokument, das sie einige Tage später dann mit der Post ans Ministerium schickten. Es dauerte weniger als fünf Werktage, bis es ebenfalls per Post und mit einer Rechnung, die ohne zusätzliche Kosten daher nur 12€ betrug, wieder bei ihnen angekommen war. Auf Landesebene scheint Bürokratie also zu funktionieren!

Legalisation – was passiert bei einer amtlichen Beglaubigung?

Eine Legalisation gibt es nicht für jedes Dokument. So können Anmeldungen bei der Meldebehörde zum Beispiel nicht mit einer Apostille beglaubigt werden. Wieso offenbart ein Blick hinter die Kulissen: Bei einer amtlichen Beglaubigung wird nicht nur die Form des Dokumentes auf Richtigkeit überprüft, sondern auch die Unterschrift des Verwaltungsbeamten mit einem von ihm oder ihr abgegebenen Probe verglichen. Stimmen die Unterschriften nicht überein, wird keine Beglaubigung ausgestellt. Klar, dass nicht alle Beamten aller Behörden dazu autorisiert sind, wichtige Dokumente für den internationalen Schriftverkehr auszustellen und daher auch keine Schriftprobe hinterlegt haben. Aber Standesbeamte müssen zum Beispiel alle im Innenministerium registriert sein und im System mit einer Unterschriftenprobe hinterlegt sein.
Die Legalisation ermöglicht letztlich die Vereinfachung des gesamten Dokumentenverkehrs. Auch wenn es manchmal etwas chaotisch zu geht und keiner zu wissen scheint, wer für was zuständig ist, so ist es immer noch um einiges einfacher und vor allem günstiger als zu irgendwelchen Botschaften zu rennen und dort hin und her geschickt zu werden. Außerdem ist der Weg per Post unkompliziert und bequem. Besser geht’s doch eigentlich nicht mehr.